Comunicado de prensa para eventos: cómo generar cobertura antes y después

Comunicado de evento vs. invitación de prensa

Existe una diferencia importante entre una invitación de prensa y un comunicado de evento. La invitación informa que el evento existe. El comunicado cuenta la historia del evento: por qué ocurre ahora, qué lo hace relevante para la industria, qué se anunciará o discutirá.

Un comunicado bien redactado puede generar cobertura incluso en medios cuyos periodistas no puedan asistir al evento —porque tienen suficiente información para escribir una nota basada en el comunicado.

Los tres momentos de comunicación de un evento

Qué debe incluir el comunicado previo al evento

• Titular: el evento, la fecha y el elemento más atractivo (el orador principal, el tema, la novedad)
• Lead: qué es el evento, cuándo y dónde, quién lo organiza y cuál es su objetivo
• Por qué importa: el contexto de la industria que hace relevante que este evento ocurra ahora
• Agenda y oradores: quiénes participarán, sus cargos y temas que abordarán
• Público esperado: quiénes asistirán y por qué eso es relevante
• Datos del organizador: contexto sobre la empresa u organización que lo realiza
• Información logística: fecha, hora, lugar, acceso, acreditación de prensa
• Contacto de prensa: nombre, email y teléfono

Qué aumenta el interés periodístico de un evento

• La participación de figuras públicas reconocidas o referentes de la industria
• La presentación de datos, estudios o investigaciones inéditas
• La relevancia del tema en el contexto actual
• El impacto esperado en la industria o en la sociedad
• Las oportunidades de entrevista con expertos disponibles para los periodistas
• El tamaño y perfil del público asistente

El comunicado post-evento

El comunicado posterior al evento es una oportunidad que muchas organizaciones pierden. Con las principales declaraciones, los datos de asistencia y las conclusiones más relevantes, puede generar cobertura en medios que no asistieron.

Debe incluir: cifras de asistencia, las declaraciones más importantes de los oradores, los anuncios realizados durante el evento, conclusiones y próximos pasos, y fotografías en alta resolución del evento.

Cómo invitar a los periodistas correctos

No todos los periodistas deben recibir la invitación: solo los que cubren el sector o la temática del evento. Un envío bien segmentado a 20 periodistas relevantes genera mejores resultados que un envío masivo a 500 contactos genéricos.

La convocatoria debe enviarse con al menos 7-10 días de anticipación, incluir todos los datos de acreditación, facilitar el acceso al evento sin burocracia excesiva y confirmar la disponibilidad de entrevistas con oradores.